Communications du projet - Les parties prenantes se tenir informé

Communication de l'état de projet aux parties prenantes du projet doit être réalisé en continu tout au long du cycle de vie du projet afin de s'assurer que tout le monde a des renseignements à jour. Un plan de communication doit faire partie d'un plan d'ensemble du projet et les types d'échanges identifiés dans ce plan peut consister en ce qui suit:

- Rapports sur l'état de projet

- Rapports Budget du projet

- Assurance de la qualité des rapports

- Rapports sur les écarts de coûts

- Rapports sur les écarts Horaire

- L'utilisation des ressources / Projection Rapports

- Changer documents de contrôle

Évaluation des risques -

- Problèmes ouverts / Articles action Rapports

- Agenda de la réunion hebdomadaire État du projet et procès-verbaux

Le plan de communication doit également décrire les éléments clés suivants:

- Les bénéficiaires de chaque rapport

- Méthode de présentation des rapports à chaque destinataire (e-mail, lettre, etc)

- Fréquence de la prestation de chaque rapport à ces destinataires (quotidienne, hebdomadaire, etc)

- La responsabilité individuelle pour la préparation et la distribution de chaque rapport

Pratique rapports seraient principalement considérée réguliers des rapports d'avancement du projet sans problèmes importants. Les rapports intermédiaires peuvent être considérés comme non programmée, mais nécessaire en raison d'un problème important qui nécessite une attention immédiate. Parties prenantes du projet n'aiment pas les surprises et en cas de circonstances extrêmement importantes, cette information doit être communiquée immédiatement, surtout si elle peut avoir un impact négatif sur le projet.

Une justification concevable qu'un rapport intérimaire serait l'identification d'une pièce défectueuse qui nécessite contact avec un fournisseur pour le remplacement et le retard peut affecter le calendrier du projet. D'autres scénarios possibles pourrait être d'avoir à contacter le fournisseur de services Internet en raison d'un lien d'échec de communication au siège social qui affecte la productivité des projets ou la nécessité de demander des fonds supplémentaires en raison des exigences de nouveaux projets qui ont récemment venu à la lumière (élargissement de la portée).

Les promoteurs de projets, les clients et les autres parties prenantes ne nécessitent habituellement pas un niveau égal de détail des rapports par rapport aux membres de l'équipe du projet, mais ils ont encore besoin d'être au courant des progrès et des problèmes. Le mode de communication peut également dépendre de qui le bénéficiaire et la raison de la communication. Communication de certaines informations par e-mail peut être inapproprié et le gestionnaire de projet peut déterminer, en fonction de la criticité ou de sensibilité, qu'il serait préférable de le présenter en personne à l'intervenant. Gestion de l'obligation de communication d'un projet nécessite une compréhension claire que sans une communication efficace entre toutes les parties prenantes, d'autres éléments de risque sont introduits ce qui pourrait affecter la réussite du projet dans son budget alloué et le calendrier....